23
March
2016

Scheepsbel versus e-mail

In de wereld van de bagger-, waterbouwkundige en offshore aannemerij hangt er vaak op een centrale plek een scheepsbel. Voor de landrotten onder ons: dit is een (meestal) geelkoperen bel die aan boord van een schip hangt. Aan de klepel treft men een zogenaamd ‘allemanseind’ (een sierlijk touw) om het mogelijk te maken de bel te kunnen luiden. Vroeger werd de scheepsbel gebruikt voor het aflossen van de wacht. Naast de bel hing een zandloper die elke dertig minuten aangaf. Na elk half uur werd de bel geluid en na acht keer luiden, werd de wacht afgelost. Mooi systeem.

Door Jan de Vries

De scheepsbel als communicatiemiddel

Een goed gebruik bij eerdergenoemde aannemers is om bij het aannemen van een project de scheepsbel te luiden. Wanneer er aan het allemanseind getrokken wordt en de bel door het hele kantoor luid te horen is, komt iedereen (van directeur tot schoonmaker en van controller tot receptionist) bij elkaar. Dit is een mooie manier om samen te vieren dat er een nieuw project is binnengehaald. Een medewerker van bedrijfsbureau geeft aan de hand van tekeningen en tekst uitleg over het aangenomen project.

Inmiddels heeft e-mail de scheepsbel ruim verdrongen, helaas. Tegenwoordig is het niet meer vanzelfsprekend dat men op de hoogte is van een aangenomen project. Via een collega hoor je van een nieuw project of je moet zelf in een database zoeken. Soms is een project al gestart voordat dit bij de afdelingen bekend is. De verbinding, zoals de scheepsbel een centrale plek bij de aannemer was, is ver te zoeken.

Van verbinding naar tevreden opdrachtgevers

En daarmee missen wij de boot. Want wanneer je de tijd neemt om duidelijk te communiceren over een aangenomen project of doelstelling, zal dit uitwerking hebben op de gehele organisatie. Hiermee creëer je namelijk verbinding met de medewerkers.

Verbinding zorgt voor trots. Trots op zichzelf én de organisatie.

En er is geen betere reclame voor een bedrijf dan enthousiaste medewerkers. Enthousiaste medewerkers die zorgen voor tevreden opdrachtgevers.

Terug naar de scheepsbel!

Dus organiseer eens na een presentatie een kick-off meeting en nodig alle betrokken afdelingen uit. (En sla afdelingen als IT, personeelszaken en administratie niet over.) Organiseer tijdens het project regelmatig een voortgangsoverleg met het hele team, zodat alle afdelingen op de hoogte zijn van het wel en wee binnen het project. Zoek de verbinding met de rest van de organisatie door een presentatie van de voortgang van het project (bijvoorbeeld tijdens de vrijdagmiddagborrel) en ook via (interne) nieuwsbrieven. En last but not least, sluit het project met elkaar af. Deel hoe het project verlopen is, geef een samenvatting van de positieve, maar ook de minder positieve zaken. Kortom, terug naar de (spreekwoordelijke) scheepsbel!

Value-based projectmanagement als scheepsbel

Een moderne manier om invulling te geven aan de scheepsbel is de aanpak van Value-based Project Management. Dit is een aanpak voor vooral complexe projecten, gebaseerd op het samenspel van 11 interventies. Een aantal voorbeelden om deze interventies toe te passen in de verschillende fases van een project zijn:

Opstarten
  • Organiseer een kick-off met alle betrokkenen binnen het projectteam, zodat het gehele team zich vanaf het eerste moment betrokken voelt.
  • Richt de aandacht op het hogere projectdoel.
  • Bespreek de gedeelde waarden van het projectteam.
  • Laat gebruikers vanaf het begin participeren.
Uitvoering
  • Maak gebruik van de kennis en inzicht van de betrokken teamleden en van ideeën uit de organisatie. Ook hier geldt dat je elkaar beter regelmatig kunt opzoeken, dan e-mailen.
  • Pas de ontwikkelbenadering toe.
  • Houd de dialoog met belanghebbenden gaande.
  • Abstract waar het kan, gedetailleerd waar nodig.
Afsluiting
  • Organiseer een afsluitende meeting en bespreek de ervaringen van de teamleden. Vaak zijn diverse leden van het projectteam al niet meer betrokken bij de afronding, omdat men al bezig is aan een ander project. Zonde, want er gaat dan veel nuttige informatie verloren.
  • Deel de lessons learned.
  • Vier de successen!

Door deze manier van werken gaan we terug naar de menselijke maat. We luiden de scheepsbel bij significante project gebeurtenissen zoals successen, wijzigingen en mijlpalen.
Mee op ontdekkingsreis aangaande Value Based Projectmanagement? Luid de scheepsbel, neem contact met ons op. Wind in de zeilen gegarandeerd.

Bron: Nicoline Mulder (2013); Value-based Project Management. Scherpte en focus aanbrengen in complexe projecten.
valuebasedprojectmanagement.com


Wij zijn fan van value-based project management en werken met Nicoline samen om nog veel meer organisaties enthousiast te maken, omdat wij er van overtuigd zijn dat deze aanpak leidt tot meer succes, tevreden klanten en gedreven en betrokken medewerkers.

blog overzichtB

ook interessant?

17
October
2019

Project management met waarde(n)

Vanuit het perspectief van het complexiteitsdenken zien we het project als een complex systeem. Value-based project management leert ons 2 essentiële lessen om complexe projecten succesvol te besturen en te realiseren: Accepteer chaos en verandering. En investeer in het project(team) en het aanpassingsvermogen in tijden van relatieve rust.

31
August
2019

Aanpak voor complexe projecten

Vastgelopen projecten zijn helaas aan de orde van de dag. Recent was nog in het nieuws dat bouwers weglopen bij projecten van Rijkswaterstaat of zelfs niet meer meedoen in de aanbesteding. In hetzelfde artikel wordt aangegeven dat projecten steeds complexer worden. De traditionele projectaanpak is niet langer toereikend voor deze complexe projecten.

7
February
2019

Help! Mijn project is een chaos!

Wat als chaos geen chaos is? Wat als er mogelijkheden zijn om je project succesvol te maken ondanks dat je niet alles kunt zien aankomen? Met value-based project management maak je gebruik van de ordes in de chaos, waardoor geen chaos meer te groot is voor jouw project.

OP de hoogte blijven?

Een bericht ontvangen als er een nieuw artikel voor je klaar staat? Laat hieronder je emailadres achter.

Dankjewel, we hebben je inschrijving ontvangen!
Helaas, er ging iets mis met het versturen van het formulier. Probeer hetanders opnieuw.