17
October
2019

Project management met waarde(n)

Door Frank Fondse

In mijn vorige artikel schreef ik over de toenemende complexiteit van projecten en het belang van het kiezen van een passende aanpak voor projectsucces. In dit artikel neem ik je mee in het complexiteitsdenken als perspectief voor complexe projecten in een dynamische omgeving. De oplossing voor het omgaan met complexiteit is te vinden in flexibel aanpassingsvermogen. Flexibiliteit om niet overspoeld te worden door de golven het onverwachte -door de chaos-, maar te kunnen meebewegen en zelfs mee te liften op deze golven.

Complexiteit is niet lineair

Loslaten, vertrouwen, verbinding, zelforganisatie, purpose: je wordt er mee doodgegooid, de modewoorden van deze tijd. Veelal is het de oude aanpak met een nieuw sausje en doen deze woorden het vooral goed in overtuigende verkoopverhalen. Maar het komt wel ergens vandaan dat juist deze woorden nu veel gehoor vinden. Het zegt iets over de behoefte aan een andere manier van werken, een minder lineaire aanpak.

De traditionele project management insteek is lineair: volgordelijk, uitgaande van duidelijke oorzaak-gevolg relaties en van een voorspelbaar verloop. En dat wringt. We voelen eigenlijk wel aan dat complexe projecten niet op deze manier beheersbaar gemaakt kunnen worden. Dat die zich niet in het verloop laten dwingen dat wij voor ogen hebben.

Het is wat het is

Een collega van mij zegt regelmatig: “Het is wat het is.” Hij sloeg daarmee precies de spijker op zijn kop. Op dat moment was er namelijk (opnieuw) iets voorgevallen in het project wat wij niet hadden zien aankomen en wat totaal niet paste in onze plannen. Als project manager voelde ik een verwachting vanuit de organisatie om dit terug te managen, zodat het onze plannen niet zou verstoren. Maar niets was minder waar. De plannen waren al verstoord. Het was wat het was. Dit was de nieuwe realiteit vanuit waar wij weer vooruit keken en verder bouwden aan het project.

Complexiteitsdenken

Het complexiteitsdenken gaat over complexe systemen. Een complex sociaal systeem is een geheel dat bestaat uit onderdelen, waartussen interacties plaatsvinden. De relaties en interacties tussen onderdelen van een complex systeem zijn non-lineair; ze zijn niet allemaal bekend en zijn daarmee niet te beschrijven of te voorspellen. Interacties (gebeurtenissen) hebben invloed op andere onderdelen in het systeem. Zo kunnen kleine veranderingen grote gevolgen hebben. Daarnaast ondervindt het systeem invloeden van buiten waar het zich op aanpast. Voorbeelden van complexe systemen in de natuur zijn een mierenkolonie, een zwerm vogels of een ecosysteem. Deze sociale systemen zijn gericht op voortbestaan. Door flexibel aanpassingsvermogen te ontwikkelen kunnen zij overleven in een dynamische en onvoorspelbare omgeving. En vanuit elke disruptie weer vooruit kijken naar nieuwe manieren om dit te doen.

Vanuit het perspectief van het complexiteitsdenken zien we het project(team) als een complex systeem. Zo’n systeem kan in een rustige periode in balans functioneren; het project loopt lekker. Gebeurtenissen of kleine veranderingen van buitenaf of van binnenuit zorgen voor een verstoring van deze balans. Het systeem komt in beweging, een periode van onrust, die aanvoelt als chaos. Hieruit zal een nieuwe balans ontstaan, het systeem past zich aan deze nieuwe werkelijkheid aan. In het project gaan we verder in een nieuwe realiteit, wellicht met nieuwe verhoudingen of veranderingen in het team of de omgeving. De uitgangspunten zijn veranderd, maar de balans is weer terug. Het is wat het is, we kunnen weer vooruit.

Investeren in tijden van rust

Je kunt je voorstellen dat dit continu aanpassen, afremmen, opstarten en weer doorgaan veel energie kost. De moeilijkste stap daarin is om de nieuwe werkelijkheid te accepteren en vanuit een nieuwe uitgangssituatie weer verder onderweg te gaan in het project. Als mens -en helemaal als traditioneel lineair opgevoede projectmanager- vinden wij die verandering buitengewoon moeilijk. We zouden zo graag alles overzien, sturen, voorspellen en onder controle houden. Dat zou ons werk zo veel makkelijker maken. En een stuk saaier.

De wereld waarin we leven is niet lineair. Korte, overzichtelijke projecten die je afgesloten van de buitenwereld kunt aansturen zijn (redelijk) te overzien en kunnen lineair aangestuurd worden. Complexe projecten in een dynamische omgeving daarentegen kunnen niet op lineaire wijze aangestuurd worden. Die omvatten simpelweg te veel, zijn te onvoorspelbaar en beginnen met een zekere vaagheid.

Value-based project management leert ons 2 essentiële lessen om complexe projecten succesvol te besturen en te realiseren:

  1. Het is wat het is. Accepteer chaos en verandering en vertrouw op het aanpassingsvermogen om van daar uit weer verder te gaan.
  2. Investeer in het project(team) en het aanpassingsvermogen in tijden van relatieve rust.

In tijden van relatieve rust -als het systeem in balans is- is het tijd om te investeren in het project en het aanpassingsvermogen. Value-based project management biedt 11 interventies om deze investering vorm te geven, met als doel om het project zowel robuust als flexibel te maken, zodat het goed kan reageren op elke verandering, beweging, crisis en kans. En daar zelfs sterker en meer succesvol uit kan komen.

Value-based project management

De aanpak value-based project management is ontworpen en bewezen in wetenschappelijk promotie onderzoek van Nicoline Mulder aan de Technische Universiteit Eindhoven.
De interventies (leren in tijden van relatieve rust) triggeren mechanismen die leiden tot groei in volwassenheid van het project en daarmee het aanpassingsvermogen. Zo is het project robuust genoeg om crisis te doorstaan en flexibel genoeg om daarna weer verder te gaan en de verwachtingen om te zetten in realiteit. Het toepassen van deze mix van interventies levert onder andere meer tevredenheid, betere samenwerking, betere prestaties en verhoogde kwaliteit op. Door te investeren in de interventies van value-based project management gebruik je als project manager moderne management concepten als aanvulling op de traditionele project management technieken, hulpmiddelen en systemen, waardoor projectsucces in de breedste zin van het woord bereikbaar wordt. Namelijk dat alle betrokkenen tevreden zijn met de effecten van het project.

Als voorbeeld wil ik hier de volgende interventie bespreken: ‘Baseer de aanpak van het project op de gedeelde waarden’.

Shared values

Waarden zijn geïnternaliseerde opvattingen over wat goed of fout is, ethisch of onethisch, belangrijk of onbelangrijk. Waarden krijgen betekenis in het gedrag wat je laat zien en geven richting voor beslissingen.
Het gebied waar persoonlijke waarden overlappen met de waarden van de (project)organisatie noemen we ‘shared values’. Hoe groter het gebied van shared values, hoe meer commitment je ervaart richting de organisatie. Dit leidt tot meer tevredenheid, meer verbondenheid met de organisatie en identificatie met de doelen van de organisatie.

Baseer de aanpak van het project op de gedeelde waarden

Investeren in het expliciteren van de gedeelde waarden van het project leidt er toe dat de teamleden zich meer tevreden en verbonden voelen met het project en zich committeren aan de doelstellingen. Het inzetten van deze waarden als leidraad in de aanpak van het project triggert een aantal mechanismen die essentieel zijn voor projectsucces: open communicatie, vertrouwen, onderlinge voorspelbaarheid en loyaliteit. Dit resulteert -wetenschappelijk bewezen- in betere prestaties, goede samenwerking, innovatie, meer tevredenheid en binding en in hogere kwaliteit.

Zo zijn er nog 10 interventies in value-based project management aanpak. Gebieden om in te investeren in je project. Want als je als project sterk en flexibel bent, kun je in tijden van chaos en crisis de rust bewaren. En kun je daarvanuit de juiste beslissingen nemen om te werken aan de onderliggende wens, vraag of probleemsituatie waartoe het project is gestart. Want het is wat het is. En van daar uit gaan we verwachtingen omzetten in realiteit.

Zelf aan de slag met value-based project management? Hier vind je een overzicht van beschikbare trainingen. Of neem contact met ons op om te kijken hoe we jouw project verder kunnen helpen.

Lees hier meer over de 11 interventies van value-based.
Behoefte aan een praktijkvoorbeeld? Lees hier het verhaal Bouwen vanuit vertrouwen bij Vreugdenhil.

Waardevol is de praktijkspecialist voor Value-based Project Management en helpt organisaties dit in het dagelijkse werk toe te passen. Wij hebben een partnerschap met Nicoline Mulder om nog veel meer organisaties enthousiast te maken en hen te helpen het zelf te doen. Wij zijn er van overtuigd dat deze aanpak leidt tot meer succes, tevreden klanten en gedreven en betrokken medewerkers.
valuebasedprojectmanagement.com

Photo by Ian Schneider on Unsplash

blog overzichtB

ook interessant?

31
August
2019

Aanpak voor complexe projecten

Vastgelopen projecten zijn helaas aan de orde van de dag. Recent was nog in het nieuws dat bouwers weglopen bij projecten van Rijkswaterstaat of zelfs niet meer meedoen in de aanbesteding. In hetzelfde artikel wordt aangegeven dat projecten steeds complexer worden. De traditionele projectaanpak is niet langer toereikend voor deze complexe projecten.

7
February
2019

Help! Mijn project is een chaos!

Wat als chaos geen chaos is? Wat als er mogelijkheden zijn om je project succesvol te maken ondanks dat je niet alles kunt zien aankomen? Met value-based project management maak je gebruik van de ordes in de chaos, waardoor geen chaos meer te groot is voor jouw project.

1
October
2018

Transformationeel Leiderschap in een middag zeilen

Welke waardevolle lessen kun je halen uit een setting waar je volledig op elkaar bent aangewezen en waar de omstandigheden continu veranderen?

OP de hoogte blijven?

Een bericht ontvangen als er een nieuw artikel voor je klaar staat? Laat hieronder je emailadres achter.

Dankjewel, we hebben je inschrijving ontvangen!
Helaas, er ging iets mis met het versturen van het formulier. Probeer hetanders opnieuw.