16
May
2017

Agile + Value-based = waardevol

Steeds meer organisaties adopteren een Agile manier van werken. Een mooie ontwikkeling. Met deze ontwikkeling ontstaan er echter ook nieuwe uitdagingen. Voor buitenstaanders lijkt de Agile omgeving vaak een black box, waarin ze geen houvast kunnen vinden. De Agile teams ervaren de rest van de organisatie juist vaak als een verzameling bureaucratische processen, waarvan de toegevoegde waarde niet altijd gezien wordt. Deze tegengestelde ervaringen kenmerken de verschuiving van controle-denken naar waarde-denken die gaande is. Met de aanpak van value-based project management kan de verbinding gemaakt worden en kan de gehele organisatie aansluiten op de Agile mindset.

Hoe fijn en inspirerend is om het om te werken in een omgeving waar je talent maximaal benut wordt en je de vrijheid krijgt om daadwerkelijk waarde toe te voegen!

Door Lieke Aalbers

Agile frameworks

Om meer inzicht en controle te krijgen in een agile omgeving wordt ingezet op allerlei frameworks, waarvan de meest bekende SAFe en LeSS zijn. Deze frameworks bieden hulp om Agile te werken in grote organisaties, met een veelheid aan Agile teams. Daarmee leggen ze echter niet automatisch de verbinding met de rest van de organisatie. Sterker nog; in plaats van de Agile mindset te versterken, ontstaat de neiging om opnieuw blauwe, bureaucratische processen te creëren. Dat kan nooit de bedoeling van de Agile grondleggers geweest zijn. En het helpt organisaties zeker niet om de stap te maken van controle naar sturen op waarde.

Agile softwareontwikkeling

Agile is ontstaan uit een behoefte om anders om te gaan met softwareontwikkeling. Onder de noemer Agile vallen diverse scrum ontwikkelmethodes en worden veel elementen uit het Lean gedachtengoed ingezet. Agile is hiermee niet bedoeld als antwoord op besturingsvraagstukken, maar introduceert goede en duidelijke principes voor softwareontwikkeling, gebaseerd op 4 belangrijke waarden:
• Mensen en hun onderlinge interactie boven processen en hulpmiddelen
• Werkende software boven allesomvattende documentatie
• Samenwerking met de klant boven contractonderhandelingen
• Inspelen op verandering boven het volgen van een plan
De Agile waarden en principes zijn veel breder te gebruiken dan alleen voor softwareontwikkeling; je kunt ze inzetten voor elke vorm van verandering of organiseren.

Waarden en waarde toevoegen

Anno 2017 willen we dus met elkaar samenwerken op basis van waarden en principes. Dit geldt voor de hele organisatie. De management modellen en voorschrijvende methodes, zoals bijvoorbeeld PRINCE2 voor projecten, voldoen niet langer aan de behoefte die er is om op een goede manier met elkaar samen te werken en toegevoegde waarde te leveren.

Waarde toevoegen is waar het in een organisatie en in de projecten om draait. De manier waarop we dit uitvoeren is slechts een middel en kan dus altijd aangepast worden om het doel te bereiken. Met andere woorden: het maakt niet uit hoe je het doet, maar houd de focus op het doel, op de waarde die geleverd wordt. Een Agile (IT) ontwikkeltraject is dus één van de mogelijkheden.

Het maakt niet uit hoe je het doet, maar houd de focus op het doel, op de waarde die geleverd wordt.

Maar dan begint de worsteling van de portfoliomanager en het hogere management. Want als we de voorschrijvende methodes loslaten en iedereen naar beste inzicht laten handelen, hoe weten we dan wat het gaat opleveren en waar we staan? Hier komt de controlewens van de mens naar boven, want hoe kan ik sturen op wat ik niet kan beïnvloeden? Betekent dit dan blind vertrouwen en is Agile het wondermiddel waarmee het allemaal wel goed komt? Wat betekent het als de hele organisatie vanuit een Agile mindset werkt?

Lessen uit Value-based Project Management

Hier kunnen we leren van Value-based Project Management. Dit is een aanpak voor complexe projecten, ontwikkeld door Nicoline Mulder. Zij is consultant en onderzoeker op het gebied van projectmanagement en is gepromoveerd (TU/e) op een projectaanpak vanuit het chaos denken: Value-based Project Management. Wat we in het kader van de Agile mindset voor de gehele organisatie kunnen leren van Value-based Project Management, gaat over het durven loslaten van voorschrijvende methodes en altijd voor een aanpak te kiezen die bij het doel past. Of dat nu gaat om softwareontwikkeling, het bouwen van een brug of een organisatieverandering.

In haar onderzoek heeft Nicoline Mulder wetenschappelijk aangetoond dat 11 onderzochte interventies* in projecten leiden tot projectsucces. Deze interventies maken een project(team) sterker (meer volwassen) en zorgen er voor dat wanneer er chaos ontstaat – er zullen immers altijd onverwachte dingen gebeuren -  het team dit kan doorstaan en hier zelfs door zal groeien. Het gaat te ver om hier nu uitgebreid in te gaan op deze aanpak, maar onthoud voor nu dat er interventies zijn die -wetenschappelijk bewezen- leiden tot (project) succes.
In het kader van de Agile mindset is het een goed startpunt om aan de volgende vier interventies eerst aandacht te geven:
• Baseer de aanpak van het project op de projectwaarden.
• Richt je aandacht voortdurend op het hogere projectdoel.
• Hanteer een ontwikkelbenadering met erkenning voor vaagheid.
• Werk op basis van vertrouwen.

Gedeelde waarden

We hebben gezien dat Agile vier belangrijke waarden aanreikt. Als je als organisatie echt Agile wilt werken, zijn dit waarden die je moet omarmen en doorleven. Natuurlijk kun je deze net iets anders formuleren en je eigen organisatiewaarden hieraan toevoegen, maar het echt begrijpen en eigen maken van de Agile kernwaarden is essentieel om op een goede manier Agile met elkaar te kunnen werken. Dit betekent dat alle organisatie onderdelen en ook het hogere management deze waarden in hun DNA moeten hebben. Anders ontstaat er heel snel Agile in name only, met een blauw proces wat de naam Agile eigenlijk niet verdient. Dan kunnen de Agile teams nog zulk goed werk leveren, als dit niet bij elkaar komt is het succes op z’n hoogst suboptimaal. Baseer dus niet alleen de aanpak van het project op de projectwaarden, maar ga een stap verder. Baseer de gehele organisatie op gedeelde (Agile) waarden.

Het hogere doel

Het eerste Agile principe luidt: “Onze hoogste prioriteit is het tevredenstellen van de klant door het vroegtijdig en voortdurend opleveren van waardevolle software.” Het doel van de multifunctionele Agile teams is dus altijd het vroegtijdig en voortdurend opleveren van waardevolle software. Het hogere doel ligt in de business en is er op gericht de strategie van de organisatie zo goed mogelijk uit te voeren. En dit is precies waartoe de organisatie als geheel bestaat: De strategie van de organisatie vertalen naar de optimale mix van changes (projecten) en business as usual, om de strategische doelstellingen te behalen. Niet alleen de board en de strategie afdeling moeten op het hogere doel gericht zijn, maar ook voor de teams in de organisatie is het essentieel om te weten wat dit is en hoe zij daaraan kunnen bijdragen.

Een ontwikkelbenadering

Het ‘hanteren van een ontwikkelbenadering met erkenning voor vaagheid’ is Agile ten voeten uit. Dat lees je overal in  de waarden en principes van Agile (zie Agilemanifesto.org).
Het is essentieel om elkaar er aan te blijven herinneren dat de ontwikkelbenadering de manier van werken is. Je kunt vooraf geen ver uitgewerkte resultaatomschrijving afgeven, met daarbij het exacte budget en een gedetailleerde planning. Een dergelijk plan is dus ook niet langer waar op gestuurd wordt. In een Agile mindset gaat het om het sturen op de waarde die gevraagd en geleverd wordt in het kader van de strategie. Uiteraard binnen de kaders (tijdspanne en resources) die je vooraf met elkaar hebt afgesproken.

Op basis van vertrouwen

Last but not least: werk op basis van vertrouwen. Dit is waar in veel gevallen de grootste uitdaging ligt om de hele organisatie mee te nemen naar een Agile mindset. Volgens de definitie van Mayer, Davis en Schoorman (1995) is vertrouwen de bereidheid om je kwetsbaar op te stellen naar een ander, gebaseerd op de verwachting dat die ander een voor jou belangrijke handeling kan uitvoeren, zonder dat jij die ander kunt volgen of controleren.

Vertrouwen gaat over communicatie; een dialoog over verwachtingen en een gedeelde basis.

Dat is nogal wat. Komend vanuit een jarenlange cultuur waarin onze besturingsmodellen zijn gebaseerd op controle, strakke processen en een bijbehorende papierwinkel. En toch is dit de sleutel tot succes. Uit het onderzoek van Nicoline blijkt dat vertrouwen onder andere leidt tot betere samenwerking, verhoogde prestaties door wederkerigheid en betere leerprocessen. Vertrouwen gaat over communicatie; een dialoog over verwachtingen en een gedeelde basis.

Vertrouwen in de Agile mindset betekent dat degenen die de strategie uitzetten, deze duidelijk communiceren en daarmee inspireren. Voor de teams betekent dit dat ook zij de dialoog over de verwachtingen blijven zoeken, het hogere doel kennen en zich daarop richten. En daardoor – op basis van gedeelde waarden en principes – de juiste keuze maken in de aanpak en uitvoering. Het feit dat de teams het vertrouwen, en daarmee de ruimte, wordt gegeven, maakt dat zij regelmatig resultaten kunnen opleveren. Daarmee bevestigen zij het vertrouwen wat hen gegeven is en geven zij inzicht in waar de organisatie staat ten opzichte van het hogere doel, namelijk de uitvoering van de strategie.

Een Agile organisatie

Wat zegt dit ons over een volledig Agile organisatie? De letterlijke vertaling van Agile is ‘wendbaar’. Agile helpt je dan ook om de organisatie sneller en flexibeler te maken. Een wendbare aanpak om de strategie uit te kunnen voeren, met alles wat er in de organisatie of omgeving ondertussen verandert, is waar Agile organiseren over gaat.

Waardevol ondernemen

Deze combinatie van de principes van Agile, Value-based Project Management en bijvoorbeeld Lean noemen wij Waardevol ondernemen. Gericht op het leveren van waarde voor de klant en bijdragen aan (het hogere doel van) de organisatie. En daarnaast ook waardevol voor de mensen in de organisatie. Want hoe fijn en inspirerend is om het om te werken in een omgeving waar je talent maximaal benut wordt en je de vrijheid krijgt om daadwerkelijk waarde toe te voegen!

Waardevol ondernemen vraagt om een andere manier van denken en handelen. Begin daarom bij het begin, de gedeelde waarden en de visie. Breng structuur waar nodig, maar start niet met het implementeren van tot in detail uitgewerkte processen. Geef mensen de ruimte (het vertrouwen) om hun verantwoordelijkheid te nemen en de resultaten zullen volgen. Blijf je richten op het hogere doel en een goede uitvoering van de strategie. Laat je niet verleiden om het middel tot een doel te verheffen. Vergeet de tot in detail uitgewerkte investeringsvoorstellen en stuur op waarde. En bovenal: houd het simpel.


Bronnen:
Nicoline Mulder (2013); Value-based Project Management. Scherpte en focus aanbrengen in complexe projecten.
Mayer, R.C., J.H. Davis, F.D. Schoorman (1995); An integrative model of organizational trust. Academy of Management Review, 20(1995), 709-734.

Wij zijn fan van value-based project management en werken met Nicoline samen om nog veel meer organisaties enthousiast te maken, omdat wij er van overtuigd zijn dat deze aanpak leidt tot meer succes, tevreden klanten en gedreven en betrokken medewerkers.


* Value-based projectmanagement kent in totaal 11 interventies, de ‘Project’s Eleven’:
• Baseer de aanpak van het project op de projectwaarden
• Richt je aandacht voortdurend op het hogere projectdoel
• Ontwikkel een projectvisie en houd hem levend
• Hanteer een ontwikkelbenadering met erkenning voor vaagheid
• Werk op basis van vertrouwen
• Hanteer transformationeel leiderschap
• Bewerkstellig de voorwaarden voor zelforganisatie
• Faciliteer creativiteit
• Laat gebruikers van het begin af aan participeren
• Houd de dialoog met belanghebbenden gaande
• Werk resultaatgericht waar het past

Meer over de 11 interventies

blog overzichtB

ook interessant?

18
December
2018

Van millenniumproof naar millennialproof?

Er is weer een nieuwe generatie toegetreden op de arbeidsmarkt. Maar is dit een nieuw soort mens met nieuwe behoeften? Is het nodig om je organisatie millennialproof te maken?

30
November
2018

Anders organiseren met Spinoza

Het doel prevaleert boven de methodiek. Talent boven structuur. De structuur die nodig is komt in de vorm van principes. Het resultaat: verbeteren over een andere as en dus daadwerkelijk veranderen.

19
October
2018

Waardevol ondernemen als een start-up

Het enthousiasme, de energie, de drive die een start-up uitstraalt zijn niet alleen ontzettend mooi, maar kunnen ook een boost geven aan de logge corporate. Kijk en leer van de start-up wereld.

OP de hoogte blijven?

Een bericht ontvangen als er een nieuw artikel voor je klaar staat? Laat hieronder je emailadres achter.

Dankjewel, we hebben je inschrijving ontvangen!
Helaas, er ging iets mis met het versturen van het formulier. Probeer hetanders opnieuw.