31
August
2019

Aanpak voor complexe projecten

Belangrijk bericht voor projectmanagers die meer grip op hun project willen krijgen.

Door Frank Fondse
Foto:
Clint Adair

Je staat op het punt te ontdekken wat het geheim is om een project succesvol te runnen. De sleutel tot resultaat ligt in een andere mindset; andere interventies om je project mee te besturen.

Dat klinkt misschien nu nog wat gek – of misschien zelfs wel te mooi om waar te zijn. Maar eigenlijk is het eenvoudigweg een kwestie van het gereedschap te kiezen wat past bij de te klaren klus. Mijn ervaring is dat dat begint met de juiste aanpak, passend bij de aard en complexiteit van het project.

Herken je dit?

  • De complexiteit van je project is groter dan vooraf gedacht en er vinden continu onvoorziene veranderingen plaats.
  • Het gevolg is dat de planning niet wordt gehaald en budgetten worden overschreden.
  • Er wordt van je verwacht dit vervolgens te managen door er strakker bovenop te zitten en meer projectcontrols in te bouwen.
  • In werkelijkheid blijf je achter de feiten aanlopen en brandjes blussen.

Als jij zo’n frustrerend project runt, dan ligt dat niet aan jou. De reden is simpel:

De traditionele projectaanpak is niet toereikend voor complexe projecten

Vastgelopen projecten zijn helaas aan de orde van de dag. Recent was nog in het nieuws dat bouwers weglopen bij projecten van Rijkswaterstaat of zelfs niet meer meedoen in de aanbesteding. In hetzelfde artikel wordt aangegeven dat projecten steeds complexer worden (Frictie bouwers en Rijkswaterstaat: verliezen, vertragingen en vechtcontracten, NOS 26 juni 2019). Dit is een belangrijke constatering: projecten worden steeds complexer.

De complexiteit van projecten groeit met de snelheid van technologische ontwikkelingen en de toegenomen zichtbaarheid van projecten, waardoor het publieke debat online gevoerd wordt en de druk op de politiek en uitvoerders toeneemt. En zo werkt het niet alleen voor de (semi-)overheid. Ook in andere organisaties is er sprake van een grote hoeveelheid belanghebbenden en veel druk op de snelheid van projecten onder invloed van (markt)ontwikkelingen. Het is dan ook niet verrassend dat het lijkt alsof geen enkele organisatie complexe projecten tot een goed einde kan brengen.

Hoe komt dat?

We hanteren de verkeerde aanpak voor complexe projecten.

In een simpel voorbeeld ziet dat er als volgt uit. Met een hamer slaan we spijkers in de muur. Een bewezen aanpak. Nu moet er een schroef in de muur. We nemen ons beproefde gereedschap en slaan de schroef in de muur. Met veel inspanning, een beschadigde muur en reparatiewerk wordt het resultaat behaald. Probleem is alleen wel dat het schilderij nooit lang blijft hangen, want dan komt de schroef weer uit de muur. In projecttermen is de kwaliteit van het resultaat onvoldoende, is het project duurder geworden vanwege bijkomende (reparatie)kosten en hebben we er waarschijnlijk ook langer over gedaan.

In bovenstaand voorbeeld is eenvoudig te zien dat het middel totaal niet past bij het soort project. Bij het ophangen van schilderijen hebben we inmiddels geleerd dat anders te doen. Waarom volharden wij als professionals dan toch in onze standaard aanpak voor projecten, terwijl projecten vaker falen dan ons lief is? Hoe kan het dat we, in een tijd waar agility essentieel is, naar de oude middelen blijven grijpen waarbij alles wordt dichtgetimmerd om het project zo voorspelbaar mogelijk te laten verlopen, alsof dat de sleutel tot succes is?

Foto: Todd Quackenbush

Een nieuwe kijk op projecten met Value-based Project Management

De sleutel is om de projectaanpak aan te passen aan het type project. De aanpak voor complexe projecten heet Value-based Project Management (VPM). VPM is een wetenschappelijk bewezen werkwijze die accepteert dat niet alles vooraf bekend is, en die verandering als de enige constante beschouwt.

Voordat ik inga op wat VPM voor jouw project kan betekenen, wil ik je eerst wat vertellen over gecompliceerde en complexe projecten.

Gecompliceerde projecten

Bij een gecompliceerd project is het resultaat, de einduitkomst, te voorspellen. We weten met welke onderdelen we te maken hebben en hoe de relaties zijn tussen die onderdelen.

Neem een LEGO-pakket, soms best ingewikkeld. Maar als je geconcentreerd met alle onderdelen en de handleiding aan de gang gaat, je je niet laat storen en zorgt dat niemand onderdelen weghaalt of in de war gooit dan kun je het LEGO-project succesvol afronden.

Maar zeg eens eerlijk:

Hoe vaak zijn álle onderdelen in je project bekend?

Met onderdelen bedoel ik dan: tools, mensen en hun rol, projectstappen, regels, omgeving. En als die onderdelen al bekend zijn, ken je dan alle onderlinge relaties of de impact van veranderingen daarop? We kunnen niet, zoals bij een gecompliceerd project, de deur dichtdoen en geconcentreerd aan de slag gaan. Er zijn constant invloeden die we niet kunnen stoppen en waarvan het effect onvoorspelbaar is.

Vaak is er daarnaast een opdrachtgever die nog niet precies weet wat er gemaakt moet worden. Hij of zij weet enkel welk probleem er opgelost moet worden of welke vraag ingevuld moet worden.

Complexe projecten

Is dit het geval is een project complex te noemen. Er zijn veel entiteiten en (onzichtbare) relaties en afhankelijkheden, zowel binnen als buiten het project. Het is voor een projectmanager onmogelijk om de oorzaak-gevolg-relaties te overzien. Hierdoor kan hij dus ook niet voorspellen wat het effect zal zijn van (kleine) veranderingen op het geheel.

Complexiteit kan het gevoel geven dat jouw project chaotisch verloopt. En dat gevoel is juist. Complexe projecten, of beter gezegd: complexe systemen, verlopen namelijk niet lineair. Ze gedragen zich per definitie onvoorspelbaar en ze nemen een hoop onzekerheid met zich mee.

Vraaggestuurd projectsucces

Door complexiteit als uitgangspunt te nemen maakt VPM het mogelijk om flexibel om te kunnen gaan met onverwachtse gebeurtenissen en effecten. Dit betekent dat je niet blijft vechten om het project in een standaard aanpak te forceren, maar dat het project leidend is en de aanpak daar uit volgt. De mindset van VPM is er op gericht om verandering te omarmen in plaats van te proberen het onvermijdelijke te voorkomen.

De mindset is er op gericht om verandering te omarmen in plaats van te proberen het onvermijdelijke te voorkomen

Deze mindset is ook vraaggestuurd. Niet onderweg naar een specifieke oplossing, maar naar invulling van de vraag en daarmee de oplossing die daaruit volgt. De interventies die VPM aanreikt begeleiden het projectteam op weg naar die succesvolle oplossing.

Een van de kenmerken van VPM is dat het projecten stuurt vanuit een hoger doel en gedeelde waarden. Dat zorgt voor een kader waarin het kiezen van richting eenvoudiger wordt. Je vindt een weg in de complexiteit als je werkt vanuit vertrouwen en de zelforganisatie haar werk laat doen. Dit komt misschien zweverig over, maar het tegendeel is waar: VPM biedt juist hele concrete handvatten om resultaatgericht te werk te gaan.

Value-based Project Management is een wetenschappelijk bewezen aanpak met een duidelijke set aan interventies om complexe projecten succesvol uit te voeren en op te leveren.

Conclusie

Door te investeren in de VPM aanpak maak je jouw project robuust én flexibel genoeg om te kunnen reageren op onverwachte en ongeplande gebeurtenissen. Gebaseerd op onder meer visie, transparantie en vertrouwen kun je elk complex project laten groeien in projectvolwassenheid. Zo maak je niet alleen de opdrachtgever blij, maar is iedere betrokkene er trots op te mogen bijdragen aan het project.

Waardevol is de praktijkspecialist voor Value-based Project Management en helpt organisaties dit in het dagelijkse werk toe te passen. Wij hebben een partnerschap met Nicoline Mulder om nog veel meer organisaties enthousiast te maken en hen te helpen het zelf te doen. Wij zijn er van overtuigd dat deze aanpak leidt tot meer succes, tevreden klanten en gedreven en betrokken medewerkers.

valuebasedprojectmanagement.com

blog overzichtB

ook interessant?

7
February
2019

Help! Mijn project is een chaos!

Wat als chaos geen chaos is? Wat als er mogelijkheden zijn om je project succesvol te maken ondanks dat je niet alles kunt zien aankomen? Met value-based project management maak je gebruik van de ordes in de chaos, waardoor geen chaos meer te groot is voor jouw project.

23
March
2016

Scheepsbel versus e-mail

Terug naar de menselijke maat. We luiden de scheepsbel bij significante project gebeurtenissen zoals successen, wijzigingen en mijlpalen.

15
September
2015

De 11 interventies van value-based

Value-based Project Management is ontwikkeld als aanpak voor projectteams die werken aan complexe projecten. Is dit een succesvolle aanpak voor elk soort team?